Определите, когда документ готов
Согласуйте обязательные поля, форматы, допустимые пропуски и проверки между полями. Документ считается готовым только после проверки всех требуемых полей по исходному изображению. Доля документов без исправлений отличается от точности отдельных символов и полей; смешивать эти показатели нельзя.
Сформируйте выборку потока
Включите разные источники, шаблоны, качество сканов, повороты и редкие случаи. Отдельно отметьте, как часто встречаются эти группы в рабочем потоке. Удобные фотографии одного шаблона не представляют все документы компании. Калькулятор использует долю выборки как предположение, а не доказывает её переносимость.
Как считается ручная нагрузка
Базовое время — месячный объём, умноженный на ручную обработку. В новом процессе проверяются все документы, а для доли не прошедших приёмку добавляется время исправления. Исправление вводится сверх проверки, чтобы не скрывать двойной учёт. Здесь не учитываются очереди, интеграции, инфраструктура и время передачи результата в учётную систему.
Контрольный пример
Из 100 документов 85 приняты без исправлений. На 1000 документов модель даёт 150 исправлений. Проверка каждого по 0.5 минуты —500 минут; исправление 150 по 3 минуты —450 минут. Всего 950 минут вместо 4000 ручных: расчётная разница 3050 минут. Это время, а не подтверждённая экономия денег и не гарантия точности.
Проверьте риск отдельно
Если ошибка в реквизите или сумме недопустима, даже высокая доля готовых документов не разрешает автоматическое проведение. Отдельно ведите критические ошибки и правила ручного подтверждения. Не отправляйте здесь оригиналы документов: инструмент не распознаёт изображения и не принимает файлы.
Что включить в ТЗ на пилот
Укажите типы документов, поля, источник данных, объём, требования к доступу, критерий приёмки и действие при низкой уверенности. Попросите отдавать статус, обнаруженные поля и причину передачи человеку. Не переносите результат одного формата на весь документооборот без новой проверки.
Шаблон для команды
Скачайте структуру CSV, удалите демонстрационные строки и заполните обезличенными наблюдениями. Таблица не отправляется на сервер.
Скачать рабочий шаблон